Si a veces piensas que necesitas días de 48 horas, quizás sea porque necesites ayuda para gestionar mejor tu tiempo. Lee este artículo con sencillos consejos para administrar mejor tu jornada laboral y tu valioso tiempo libre. ¡En nuestro blog te explicamos cómo conseguirlo!

Gestionar bien el tiempo es una de las claves para la felicidad. Sí. Puede sonar algo exagerado. Pero está demostrado que una de las cosas de la vida que más valoramos es el tiempo. Es el factor que sentimos que a veces “se nos escapa”.

El día tiene 24 horas. Pero a muchos les parecen pocas. A veces no nos da tiempo a hacer todo lo que tenemos por delante cada jornada. A veces tenemos la sensación que salimos del trabajo y hemos dejado un montón de tareas pendientes. En el ámbito familiar sucede lo mismo. Deseamos más horas de disfrute personal. El tiempo que nos queda libre al día nos parece insuficiente. Esto, a largo plazo, genera frustración, ansiedad y estrés. Por eso, una de las claves para encontrar el equilibrio personal y profesional es aprender a gestionar nuestro tiempo. En este artículo te daremos algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo.

Autónomos y perfeccionistas… los que más dificultades tienen para gestionar bien su tiempo

Antes de comenzar, es preciso tener en cuenta ciertos aspectos de tipo personal. Por ejemplo, el perfeccionismo. Las personas perfeccionistas a veces son las primeras víctimas en lo que a gestión del tiempo se refiere. Porque quien aspira a hacer todo «de 10», sin margen de errores ni fallos, puede dedicar más horas a una tarea de la que ésta realmente precisa. Para este tipo de personas conviene recordar una receta que funciona. Aumentar el sentido común. Y disminuir las expectativas de perfección. Así se pueden compensar las cosas cuando manejamos el tiempo. No aspirar al summum de la perfección y ser prácticos -o, al menos, intentar ser resolutivos en un espacio de tiempo limitado-, ayudará a ser eficaces en la gestión del tiempo.

Otro punto que queremos recordar: el caso de autónomos y trabajadores por cuenta propia. También son presa fácil de la gestión ineficaz del tiempo. Autónomos y pymes suelen tener que enfrentarse a mucho volumen de trabajo. Y tienen pocos recursos o poco personal para enfrentarse a ello. Esto genera jornadas o semanas maratonianas en las que se intenta por todos los medios desarrollar el trabajo. Y suele pasar que es más de lo que podemos asumir. En estos casos, la gestión del tiempo se convierte en un auténtico ejercicio de malabares para poder hacer frente a todo.

Así, pues, os presentamos nuestros tips para que nos cunda más el tiempo. Nuestro más preciado tesoro. Consejos pensados especialmente para pymes y autónomos. Y para perfeccionistas empedernidos que necesitan regresar un poquito a Tierra para que no echen mil horas de más…

Claves para gestionar mejor tu tiempo

Decide cuáles son tus prioridades en la vida y en el trabajo

Nos parece un punto de partida importante. En primer lugar, antes de saber gestionar los minutos y las horas, debemos saber lo que queremos. Y saber qué es lo prioritario para nosotros. Tanto en la vida personal como en el trabajo. Conozco un caso de una persona que es propietaria de una tienda y se pasa el día gestionando albaranes y atendiendo a proveedores. Sin embargo, su prioridad es vender. Y no lo consigue. ¿Por qué? Porque dedica más horas a gestiones de oficina que a la venta final al cliente.

Hay muchos casos similares. Recuerdo el caso de un autónomo al que le pasaba justo lo contrario. Dedicaba la mayor parte de sus jornadas a la venta. Y vendía. ¡Vaya si vendía! Pero apenas tenía tiempo para la facturación y los cobros. Estaba tan centrado en vender que no llegaba a tiempo para el envío de facturas, cobraba a destiempo… Al final, muchos clientes, insatisfechos, se negaban a pagar o devolvían recibos. A este autónomo, la mala gestión de su tiempo de trabajo le hizo perder ingresos por no compensar adecuadamente las horas para cada cosa.

Sin duda, enfocar nuestro tiempo en aquello que es realmente prioritario es un buen paso para acertar en la gestión del tiempo. Incluso te animamos a escribirlo en un papel. Te ayudará a ver las cosas más claras. A visualizarlas en tu cabeza.

Claves para gestionar mejor tu tiempo

Identifica en qué cosas pierdes el tiempo

Es otro ejercicio sumamente útil. No basta con saber qué queremos conseguir cada día. Es preciso saber en qué parte fallamos. Por dónde se nos escapan las horas de manera innecesaria. Descubrir cuáles son tus «ladrones de tiempo».

Analiza tu jornada. Piensa cuánto dedicas a cada actividad. ¿Hay alguna de ellas que consideras que se lleva demasiadas horas por delante? Ya has encontrado un ladrón del tiempo. Toca «atacar» a ese ladrón y hacerlo desaparecer. O, al menos, minimizarlo.

Hay quien pierde mucho tiempo leyendo y respondiendo a emails, o se «pierde» cuando tiene que hacer consultas en internet, o se toma cuatro cafés en la mañana… Este tipo de cosas se pueden corregir. Antes, por supuesto, debemos tomar consciencia de qué nos roba las horas cada día.

Claves para gestionar mejor tu tiempo

Agenda tu trabajo y tu vida

Es la parte más difícil de cumplir. Pero donde debemos ser más firmes. Crea un calendario de objetivos a conseguir. Agenda tus tareas. Usa un calendario y asigna bloques de tiempo a las cosas que debes y quieres hacer cada día. Programa el resto del mes en torno a esos bloques.

En JinP, por ejemplo, utilizamos una herramienta digital que nos ayuda a organizar las tareas y establecer tiempos para finalizarlas. Se llama Asana y funciona muy bien cuando varios miembros de un equipo trabajan en un mismo proyecto. Pero hay otras herramientas muy utilizadas: Monday, Trello o Slack figuran entre las favoritas de los usuarios.

Si asignas un tiempo para algo en concreto, no rompas nunca esa cita contigo mismo. Sé fiel a ti mismo y no incumplas tus objetivos. Si los martes has decidido ir a yoga, no faltes a clase. Si los lunes has decidido organizar tu trabajo para la semana, hazlo. Constancia y voluntad te ayudarán a conseguir tus metas.

Realiza actividades «en bloque»

Un buen consejo para ahorrar tiempo consiste en agrupar y ejecutar tus actividades por bloques. O segmentos relacionados entre sí. Por ejemplo, un fotógrafo puede concentrar toda su labor de edición de fotos en una misma jornada, en vez de alternar sesiones con retoques en el ordenador. Hacer todo el tratamiento de sus fotos de manera agrupada le ayudará a ahorrar tiempo.

Cambia tus hábitos

A veces lo que nos impide gestionar bien nuestro tiempo son algunos malos hábitos adquiridos. Pregúntate si crees que hay alguna manera mejor o más resolutiva de hacer las cosas. Y ve a por ello. Cambia aquello que debas cambiar. Las personas con más éxito siempre son las más flexibles: las que son capaces de adaptarse a las nuevas circunstancias. Las que tienen la habilidad de modificar sus pasos y tomar un nuevo rumbo sobre la marcha.

Claves para gestionar mejor tu tiempo

Evita distracciones

Es una parte «very very important» del proceso de mejora de gestión del tiempo. De nada sirve tener tus tareas en orden, disponer de un calendario de todo… Si luego te distraes escuchando Spotify en el trabajo o atendiendo a mensajes de WhatsApp por las tardes….

En esto hay que ser un poco tajantes. Cuando se trabaja, se trabaja. Y punto. Cuando estás en el gym, le das caña a la cinta de correr. Céntrate en aquello que haces. Sea lo que sea. Pero céntrate. No hay otra fórmula.

Aprende a utilizar más la palabra «no»

No se puede perder el tiempo en cosas que no interesan. O que no nos dan un beneficio económico o personal. Aprender a decir que no es una herramienta para la felicidad. A veces, no queda más remedio que rechazar proyectos o propuestas que nos van a robar más tiempo o, simplemente, no nos van a sumar gran cosa.

Aprovecha tus picos de productividad

Todos sabemos cuándo trabajamos con más intensidad. Saca provecho a esos momentos en los que el cuerpo y la mente responden mejor para hacer cosas que requieren esfuerzo y concentración. Optimizarás tu tiempo. ¡Y tus energías!

Claves para gestionar mejor tu tiempo

Empresarios y autónomos: delegad y externalizad

Otro punto candente en nuestra lista de consejos. Por muy versátil que seas, no pretendas hacerlo todo tú solo. Delega en otras personas. Externaliza y pide ayuda a terceros con aquello que no dominas o, simplemente, no tienes manos ni tiempo suficiente para desarrollar. Quien mucho abarca, poco aprieta.

No olvides que se pueden subcontratar y externalizar muchas cosas. Y eso te ayudará a ahorrar un montón de tiempo.

Si eres de los que crees que todo tienes que hacerlo tú: te equivocas. Delegar te permite centrarte en los proyectos más importantes de tu vida y de tu empresa.

Duerme

Un consejo que parece de Perogrullo. Pero no lo es. Robar horas al sueño puede ser un parche para poner solución a una temporada de mucho trabajo. Pero si esto se convierte en parte de tu rutina habitual: MALO. ¡Te juegas la salud!

Puedes arañar horas a tu jornada un día, dos, tres… Pero pon límites. Hay que dormir y descansar. Si no, tu rendimiento y tu salud se verán mermados.

Definitivamente, no hay recetas mágicas para aprender a ser mejores en la gestión del tiempo. Pero si tenemos en cuenta estos consejos y ponemos un poco de fuerza de voluntad, seguro que conseguimos ahorrar tiempo y ser más eficaces. El tiempo es oro. ¡No lo desperdiciemos!

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