Hoy en el blog de Just in Progress queremos hacer un repaso a todas aquellas cosas que podemos hacer para mejorar la productividad en el trabajo. Nos anima la voluntad de ayudar a quien nos lea a mejorar su eficiencia profesional. También es la excusa perfecta para hacer un ejercicio de autoevaluación e interiorizar algunos tips para ser más eficaces y resolutivos en la oficina. ¡Tomemos buena nota!

Planifica tu jornada… y tu semana

Si quieres sacar provecho a tu jornada laboral, planifícate. Antes de empezar a trabajar, haz una lista de tareas para el día y para toda la semana. Eso te ayudará a concentrarte únicamente en lo que tienes que hacer y evitará que te distraigas en lo que puede esperar. Es una sencilla regla que no siempre se puede llevar a la práctica… En especial si surgen muchos imprevistos. Pero te ayudará a marcarte objetivos a corto plazo. Y te animará a finalizarlos en un tiempo determinado.

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

Planificar cada jornada y cada semana es una de las maneras más eficaces de aumentar tu productividad en el trabajo.

Establece prioridades

Dar prioridad a unas cuestiones respecto a otras es clave a la hora de mejorar la productividad laboral. Y no todo el mundo lo hace. Establece prioridades y enfréntate a las tareas más complejas al comenzar la jornada. Al inicio de la jornada, los niveles de concentración son mejores y tienes más energía.

Otro factor importante: no confundir lo urgente con lo importante. La urgencia es una cualidad asociada al tiempo: aumenta a medida que queda menos para la fecha límite. A este respecto, ten en cuenta esto:

  • Si tienes que ejecutar dos tareas que requieren el mismo tiempo de realización. La más urgente es la que tenga antes la fecha límite.
  • Si tienes que realizar dos tareas con la misma fecha límite. La más urgente es la que lleve más tiempo hacer.

Desarrolla una sola actividad a la vez

Hay muchos trabajadores multitarea. Y eso está genial. Pero la verdad es que hacer varias cosas a la vez sólo sirve para perder concentración y energía. Es mejor ejecutar tus tareas de una en una. No eres un robot. Ni pretendes serlo, ¿no?

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

Realizar muchas tareas a la vez no te convierte en un crack. Aunque seas un trabajador multitarea, es mejor hacer las cosas de una en una.

 

Haz primero las tareas más difíciles

Procura empezar siempre por lo más difícil. Lo más laborioso siempre exige mayor concentración. Comenzar la jornada con las tareas complejas es una buena manera de mejorar tu productividad. Deja lo sencillo para el final. Al final de la jornada todos estamos más cansados. Cuando queden dos o tres horas para que la jornada llegue a su fin agradecerás tener por delante las tareas más sencillas.

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

Por lo general, en las primeras horas de trabajo es cuando mayor nivel de concentración alcanzamos. Procura empezar la jornada con las tareas más pesadas. Y deja lo más fácil o lo más sencillo para el final.

 

Toma pequeños momentos de descanso

Cuando planifiques tu día, reserva algunos momentos para descansar. Tu cuerpo y tu mente necesitarán pausas para recuperar energía.

Y recuerda que tomar un descanso no es sinónimo de perder el tiempo. Puedes tomarte un respiro de muchas maneras: haciendo una pausa para el café, coger 10 minutos para leer la prensa o charlar con tus compañeros.

Eso sí, no abuses de las pausas y evita interrumpir a otras personas mientras te distraes.

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

 

Un dato curioso. Según un estudio reciente de la CNBC, un 52% de los trabajadores pierde tiempo en su jornada laboral enviando mensajes por WhatsApp. Un 44% realizando búsquedas en internet y un 37% hablando con los compañeros.

Ordena tu lugar de trabajo… ¡y tu ordenador!

No importa si eres ordenado o desordenado por naturaleza. Trabajar en un espacio donde todo está en orden agiliza mucho las cosas: hace que todo fluya mejor. Trabajar en un espacio ordenado facilita el desempeño de las tareas. E incluso estimula la creatividad.

Así, es recomendable trabajar con orden. Tanto en tu escritorio como en tu ordenador. Toma un tiempo cada día a mantener ese orden: colocar papeles, ordenar los documentos en tu ordenador, etc.

Quien mantiene sus cosas en orden no pierde tiempo buscándolas.

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

Un espacio de trabajo -y un ordenador- en orden facilita mucho el desempeño de las tareas en el trabajo.

 

Evita las distracciones

La hiperconectividad de nuestros días nos obliga a estar permanentemente al tanto de los mensajes de WhatsApp, las llamadas, los mails… Pero esto, al final, todo esto no es más que un cúmulo de distracciones. Y puede convertirse en el peor enemigo de la productividad.

Céntrate en las tareas que has de hacer. Chequea tu mail o tu móvil periódicamente, pero no cada minuto. Saber administrar y gestionar las tecnologías de comunicación te convertirán en un profesional más eficaz.

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

Divide las tareas en actividades más pequeñas

Una vez que le has pillado el truco a organizar y agendar tus actividades, puedes dar un paso más allá. Puedes dividir las tareas en otras más simples, o en subtareas. Al segmentarlas en tareas más sencillas y cortas, nuestra mente responde mejor. Aunque no lo creas, reducir las tareas pendientes por secciones o segmentos ayuda a reducir el estrés. ¡Y a alcanzar tus metas más rápidamente!

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

Dividir y subdividir tareas en actividades más simples hace que los objetivos sean más sencillos de alcanzar.

 

Delega, delega, delega

Muchas veces nos enfrentamos a tareas que no generan beneficios, nos quitan mucho tiempo o, simplemente, no dominamos su ejecución. En ese caso, lo más conveniente es delegar en alguien de tu equipo que pueda realizarlas. O contratar un colaborador o servicios de outsourcing que te ayuden a sacar las cosas adelante. Querer hacerlo todo uno mismo es el camino perfecto a la ansiedad, el estrés y la frustración.

Por muy capacitado que estés, no está bien pecar de pretencioso. Sé humilde, reconoce tus limitaciones… ¡y delega!

10 consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

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No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy

Este proverbio que nos sabemos de memoria desde pequeños hay que ponerlo en práctica. Aplazar las cosas es fatal. Muchas veces alargamos los procesos o aplazamos ciertos objetivos porque nos parecen tediosos. O porque no nos motivan demasiado. Combate la pereza y acaba cuanto antes aquello que no te resulta tan divertido de hacer. Y si es hoy mismo, ¡mejor!

Aprende a decir que no

Aprender a decir que no es una llave que abre todas las puertas en la vida. Más aún en el terreno laboral. Muchas veces decimos que sí a todo por miedo a quedar mal. Y quedamos peor cuando aceptamos una tarea para la que no tenemos tiempo o medios suficientes. Sé fiel a tu planificación y declina hacer cosas que te van a robar tiempo o dinero. ¡Saldrás ganando!

Y hasta aquí nuestros sinceros y humildes consejos para mejorar la productividad en el trabajo. La mayoría de ellos ya los hemos escuchado alguna vez. Otra cosa distinta es ponerlos en práctica. Todo es cuestión de empezar…

 

 

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